Zakwaterowanie pracownika to jeden z najbardziej atrakcyjnych benefitów, jaki może zaoferować firma. Młodzi specjaliści coraz chętniej są gotowi zmienić miejsce zamieszkania, żeby podjąć zatrudnienie. Pod warunkiem, że otrzymają w pełni wyposażone mieszkanie w dogodnej lokalizacji. Firmy szukają także mieszkań, w których może przebywać grupa pracowników podczas delegacji czy kontraktu poza główną siedzibą. Dowiedz się, jak sprawne zorganizować zakwaterowanie dla pracownika i jak rozliczyć firmowe koszty najmu.
Zakwaterowanie pracownika a najem mieszkania
Zakwaterowanie pracownika to specyficzny rodzaj najmu mieszkania. Warunki umowy muszą być dostosowane do potrzeb firmy, a nie najemcy prywatnego. Kwatery służbowe powinny także oferować standard, który zapewni wygodne życie pracownikom od pierwszych chwil po wprowadzeniu się.
Co jest ważne w przypadku najmu mieszkań pracowniczych?
Okres najmu
Zakwaterowanie pracownika to zazwyczaj najem krótkoterminowy – na kilka tygodni lub miesięcy. Jeśli firma ściąga do siebie pracownika na dłużej, umowa zakwaterowania może obejmować nawet 12 miesięcy. Warto zwrócić uwagę, czy właściciel mieszkania, w ramach umowy zakwaterowania daje elastyczne warunki, jeśli chodzi o okres najmu. Jeśli kontrakt z pracownikiem zostanie przedłużony, czy właściciel mieszkania bez problemu przedłuży także najem mieszkania?
Łatwe rozliczenia
Jeśli firma poszukuje mieszkań na wynajem pracowniczy, musi mieć pewność, że właściciel takich mieszkań na wynajem oferuje przejrzysty system rozliczeń za czynsz oraz media. Firma musi mieć gwarancję, że koszt zakwaterowania będzie stały przez cały okres obowiązywania umowy.
Faktura VAT
Warto upewnić się, że firma otrzyma od wynajmującego fakturę VAT, na podstawie której włączy wydatki związane z zakwaterowaniem pracownika w koszt uzyskania przychodu. Wynajmujący mieszkanie powinien także oferować firmie możliwość rozliczenia nie tylko w złotówkach, ale także w euro.
Standard mieszkania
Mieszkanie dla pracownika musi być także w pełni wyposażone i urządzone. Skoro lokator wprowadza się czasowo, musi mieć zapewnione wszystkie meble i sprzęty, które są mu potrzebne na co dzień.
Lokalizacja
W końcu dogodna lokalizacja – zakwaterowanie nie może powodować, że pracownik straci codziennie masę czasu na dojazd do miejsca pracy. Warto więc sprawdzić, w jakiej odległości od centrum miasta znajduje się mieszkanie i czy jest dobrze skomunikowane z innymi częściami aglomeracji. Nie bez znaczenia jest także najbliższe otoczenie – czy mieszkania znajdują się w zadbanej okolicy z dostępem do terenów zielonych.
Koszty zakwaterowania pracownika – jak rozliczyć
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT opłaty związane z zakwaterowaniem pracownika firma może wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno czynszu jak i opłat za obsługę administracyjną czy media. Oczywiście koszty zakwaterowania pracownika muszą być związane z uzyskaniem przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich powstawania.
Jednocześnie udostępnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do wysokości 500 zł miesięcznie. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 19 i ust. 14 ustawy o podatku dochodowym. Firma płaci więc podatek dochodowy jedynie od różnicy między faktycznym kosztem najmu mieszkania a kwotą 500 zł.
Najem mieszkania dla pracownika a składki ZUS
Stałe opłacanie pracownikowi mieszkania w miejscu pracy jest wliczane w przychód pracownika, więc pracodawca musi opłacić od tej kwoty ZUS oraz podatek dochodowy.
Jak podaje portal Gofin.pl, gdy wartość miesięczna takiego świadczenia przekroczy 500 zł, nadwyżka ponad tę kwotę jest opodatkowana. Pracodawca powinien ją doliczyć do pozostałych elementów wynagrodzenia pracownika i od sumy tych należności naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Jednak gdy koszt zakwaterowania przekroczy ustawowy limit i pracodawca dolicza nadwyżkę do przychodów pracownika, to od dochodu podlegającego opodatkowaniu nie podlegają odliczeniu składki społeczne, a od podatku – składka zdrowotna w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru, której podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku.
Jednocześnie trzeba pamiętać, że koszt najmu mieszkania dla pracownika nie wlicza się w jego przychód, jeśli zakwaterowanie jest związane z delegacją czy czasowym kontraktem, ale stałe miejsce zamieszkania pracownika znajduje się gdzie indziej.
Zakwaterowanie dla pracownika – gdzie szukać mieszkań
Firma, która chce nająć mieszkanie dla pracownika, może szukać kwater od osób prywatnych lub noclegów w hotelach czy hostelach pracowniczych. Te pierwsze oferują domową atmosferę, jednak trudno w nich zakwaterować wielu pracowników naraz. Te drugie udostępniają wiele miejsc noclegowych w jednym budynku, ale ceną często jest niższy standard mieszkań i typowo „hotelowy” wygląd pokoi. W pokojach hotelowych, brakuje również kuchni, w której nasz pracownik, mógłby przygotować sobie śniadanie. Jeśli pracownicy mają mieszkać w nich przez kilkanaście tygodni, a nawet miesięcy, może to być spory mankament.
Czy można połączyć dostępność wielu mieszkań, wysoki standard oraz przytulny, domowy klimat? Tak. Wyjściem jest zakwaterowanie pracownika w ramach profesjonalnego wynajmu mieszkań przez firmę.
Mieszkanie dla pracownika z Urban Home
W Urban Home oferujemy budynki, w których znajdziesz lokale przygotowane specjalnie w celu zakwaterowania pracowników. Możesz u nas szybko ulokować całe zespoły pracowników. Dbamy, żeby nasze mieszkania pracownicze były nowocześnie urządzone, a jednocześnie tworzyły naprawdę domowy klimat.
Infrastruktura naszych budynków jest dostosowana do potrzeb pracowników – łatwy dojazd do centrum, parking i rowerowania, pełne wyposażenie mieszkań, Wi-Fi oraz miejsca do coworkingu.
Zapewniamy także w pełni profesjonalną obsługę klienta B2B:
- Ograniczamy formalności do minimum. Jesteśmy w stanie zawrzeć umowę nawet w ciągu 48 godzin.
- Dajemy przejrzyste, jasne zasady najmu. Nasze umowy są bezpieczne i zweryfikowane przez prawnika.
- Oferujemy najem od 3 do 12 miesięcy.
- Udostępniamy jedną fakturę VAT za wszystkie lokale znajdujące się w jednym budynku.
- Oferujemy najem w dwóch walutach: PLN i EUR.
- Gwarantujemy stałe wsparcie opiekuna mieszkańca w razie awarii czy innych problemów. Nasi klienci B2B mogą kontaktować się z administratorem budynku 24h/7.
Jeśli szukasz zakwaterowania dla pracowników, skontaktuj się z nami. Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania i omówimy warunki najmu.
Niniejszy tekst ma charakter promocyjno-informacyjny i nie stanowi porady prawno-podatkowej, a każda sytuacja wynajmującego wymaga indywidualnej analizy.
